Desde os últimos meses de 2021 estamos presenciando um cenário de redução da pandemia do novo coronavírus, graças a queda no número de casos e de vítimas. Apesar do surgimento de novas variantes que prometem estender o período de pandemia, aos poucos estamos retomando a vida normal, com a flexibilização das medidas de quarentena e isolamento social. Nesse processo de retomada, diversas empresas que foram obrigadas a adotar o regime de trabalho remoto estão voltando a utilizar seus escritórios, retornando ao trabalho presencial ou optando pelo modelo híbrido, onde os colaboradores podem trabalhar de forma remota ou presencial, dependendo de uma escala ou conveniência acordada com a empresa.
Nesse retorno aos escritórios é importante relembrar alguns cuidados básicos de segurança que devemos ter no ambiente de trabalho, para proteger nossas informações pessoais e corporativas. Afinal, após tanto tempo isolados em casa, nos esquecemos de como conviver em um ambiente com trânsito de muitas pessoas e onde constantemente circulamos informações confidenciais. São cuidados simples e muito importantes, que já exercitávamos antes. Porém, como ficamos muito tempo fora do escritório, vale a pena relembrá-los:
-Sempre bloqueie o computador ao sair da sua mesa: mesmo que seja por um curto período. Assim você evita que alguma pessoa mal intencionada acesse seus dados, suas informações pessoais e até mesmo os sistemas corporativos em seu nome. Essa dica também vale quando você está em uma sala de reunião ou em qualquer lugar externo, como um cibercafé, um coworking ou no escritório de um parceiro comercial;
- Mesa limpa: não deixe documentos pessoais e confidenciais em cima da sua mesa. Ao sair do escritório, no intervalo do almoço ou no final do dia, não deixe tais informações expostas na mesa – nem mesmo objetos de valor. Como várias empresas adotaram o uso de posições de trabalho rotativas, lembre-se também de guardar ou levar consigo seus objetos pessoais no final do expediente;
- Não deixe documentos na impressora: se você precisa imprimir algum documento, vá buscar imediatamente, para não correr o risco de esquecer. Se o documento não estiver bom e precisar imprimir novamente, tome o cuidado de descartá-lo adequadamente (veja a próxima dica!). A propósito, evite desperdícios, não imprima documentos desnecessariamente e tome cuidado redobrado ao imprimir documentos pessoais ou confidenciais;
-Descarte seus documentos de forma segura: precisou descartar um documento impresso, use uma fragmentadora de papel. O ideal é que ela seja posicionada próximo as impressoras. Caso sua empresa não tenha fragmentadoras, então tome o cuidado de você mesmo picar o documento antes de descartá-lo;
-Não anote suas senhas: você pode não acreditar, mas cedo ou tarde alguém vai encontrar aquela senha escrita no seu caderno de notas ou naquele post-it guardado embaixo do teclado ou na sua caixinha de tranqueiras em cima da mesa. Por isso mesmo, nunca anote as suas senhas – memorize ou use uma ferramenta para guarda segura de senhas;
-Cuidado nas reuniões com pessoas externas: como um fornecedor, por exemplo. Ao receber uma visita no escritório, é importante certificar que não há nenhum documento sensível esquecido na sala de reunião ou alguma informação confidencial anotada nas lousas. Verifique isso antes do início e após o final de cada reunião e lembre-se de apagar as anotações nos quadros das salas após acabar sua reunião.
Na verdade, a maioria dessas dicas são muito úteis em qualquer lugar, não apenas no escritório: em casa, no hotel, num evento, num ambiente de coworking ou quando você for participar de uma reunião no escritório de terceiros. Faça delas um hábito e automaticamente você protegerá as suas informações. Também convém que essas dicas sejam compartilhadas e reforçadas pelos times de segurança das empresas, colaborando na educação dos usuários finais.
